A EMPRESA

A QTEC é uma empresa dedicada à prestação de serviços nas áreas de inspeção e ensaios nas indústrias química, petrolífera, papeleira, gás, alimentar, águas e saneamento, entre outras. Tem como mercados geográficos naturais a Península Ibérica, sendo pontualmente realizados trabalhos noutros países como Cabo Verde, Áustria, Turquia, Guiné Bissau. Vários outros países constam da estratégia de evolução da empresa, em conformidade com o crescimento sucessivo que tem ocorrido desde a sua criação.

Com forte aposta na Acreditação como forma de oferecer aos seus clientes Qualidade e Confiança, é acreditada pelo Instituto Português de Acreditação em domínios de inspecção e laboratórios.

Focada em garantir serviços de valor acrescentado, diferenciadores e nível de qualidade excelente, a QTEC conta com uma equipa de mais de 40 profissionais experientes e em constante formação.
Grande parte da equipa realiza trabalho de campo, com elevada dependência de informação e necessidade de ligação com a sede.

“A F3M neste momento representa para a QTEC mais do que uma simples relação empresarial. É parte integrante da nossa estratégia de crescimento. Considero pois, que é uma empresa parceira e aliada, que se orienta em função dos nossos objetivos.
Saliento que esta influência já se estende ao grupo TÜV Austria onde o apoio da F3M já se sente num projeto de escala global alinhada com o modelo de negócio do grupo.

Hugo Leal Gouveia

Administrador . QTEC

O DESAFIO

Focada na qualidade e eficiência dos serviços prestados ao cliente e orientada pelo espirito de inovação que se “respira” na QTEC, imperava repensar as ferramentas de trabalho e de interação com o cliente. Este trabalho passava por redefinir o portal de gestão utilizado e que suportava os seus processos, visando melhorar algumas respostas e encontrar outras para problemas que a solução existente não respondia.

Operando maioritariamente em Portugal e Espanha, com as equipas técnicas espalhadas pelos dois países, numa área onde o rigor é imprescindível e o cumprimento de prazos é fundamental, a gestão das inspeções e das equipas no terreno reveste-se de extrema importância. Neste contexto era fundamental que a ferramenta a desenvolver estivesse sustentada numa plataforma web que assegurasse a gestão de todo o processo desde a monitorização de prazos de inspeções, receção de novos pedidos, controlo das tarefas a realizar e realizadas, gestão das equipas e meios de teste / inspeção, calendarização e recalendarização das inspeções até ao fecho do processo com a emissão e aprovação do relatório final. Pretendia-se ainda que o cliente tivesse acesso à informação referente aos seus equipamentos e inspeções e pudesse, automaticamente, obter os respetivos relatórios.

O objetivo máximo era eliminar processos manuais e paralelos de gestão, bem como garantir facilidade de utilização, criando-se uma ferramenta de gestão colaborativa que simultaneamente sustentasse todo o processo documental.

Redução em
0%
do tempo médio para fecho de um processo de inspecção
Redução em
40h
por semana em tarefas administrativas
Redução em
100%
de adiamentos ou calendarizações de última hora pelo cliente
Aumento em
1%
do grau e satisfação do cliente no que se refere às ferramentas disponibilizada
Aumento em
1%
das propostas de inspecção adjudicadas

A SOLUÇÃO

Após uma análise detalhada dos processos, auscultação dos utilizadores e estudo da solução existente, foi desenvolvido um portal web que assegura a gestão de todo o processo desde a receção de novos pedidos de inspeção, acompanhamento dos prazos e validade das inspeções dos equipamentos, definição das tarefas a realizar em cada inspeção, planeamento e controlo da respetiva execução com envio automático para recalendarização caso alguma inspeção não possa ser realizada, notificação automática para a equipa nos pontos cruciais do processo, controlo da emissão e aprovação dos relatórios até à disponibilização de um vasto conjunto de análises e estatísticas de apoio à gestão.
Das funcionalidades desenvolvidas destacam-se as áreas funcionais de monitorização e calendarização de inspeções, com um conjunto de vistas nomeadamente de calendário que permitem a gestão destes processos de forma rápida e muito intuitiva. Igualmente importante é a visualização da localização dos equipamentos e intervenções no mapa por meio de coordenadas geográficas, visando uma gestão eficiente da deslocação das equipas.

No que concerne às necessidades do seu cliente, o portal disponibiliza vistas em que este poderá acompanhar todo o processo e obter o relatório de inspeção e situação de forma expedita. Foram ainda disponibilizados formatos de exportação permitindo que o cliente obtenha informação de forma facilitada e garantindo todo o histórico para os sistemas de gestão próprios.

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